La realidad actual indica que los empleados utilizan redes sociales fuera de su entorno laboral como medio para comunicarse y compartir información. Si este medio funciona en el ámbito privado, ¿por qué no  permitir que empleados, colaboradores y otros miembros de la empresa se comuniquen, relacionen, intercambien experiencias, ideas y opiniones dentro y para su organización? 

¿UNA RED INTERNA CORPORATIVA ES UNA RED SOCIAL?

Existe la falsa creencia de que no existe distinción entre una red interna corporativa y una red social, dado que las dos funcionan a través de internet y ambas han sido concebidas para facilitar la comunicación e interacción ilimitada entre los usuarios conectados. Una red interna corporativa NO es una red social. Existen diferencias sustanciales entre ellas. 

Red abierta versus red cerrada

Una red social se concibe para ser utilizada por el mayor número de usuarios posibles, y por tanto su acceso suele ser de carácter libre o con muy pocas restricciones. Por ello se fomenta su propagación viral a través de las invitaciones de los usuarios a la red.

Por el contrario, la red interna corporativa es de uso absolutamente restringido al entorno profesional de la empresa usuaria, de manera que sin perjuicio de que los usuarios tengan permiso para efectuar invitaciones a personas externas, el acceso debe ser en última instancia autorizado por un responsable dentro de la corporación.

Privacidad, protección de datos y seguridad 

En una red social la mayoría de los datos expuestos están referidos al ámbito de la esfera privada del individuo. Son redes a las que acceden usuarios particulares, cuyos datos, voluntariamente prestados, están comprendidos dentro de los denominados datos de carácter personal. El usuario debe guardar cautela respecto de los datos que intercambia, debido al impacto que puede suponer una quiebra en la  seguridad de la red, con la consecuente posibilidad de vulneración en la protección de los mismos.

En una red interna corporativa, los datos que se intercambian son de ámbito profesional, y aquellos que identifican a los trabajadores no se encuentran comprendidos dentro del ámbito de protección de la Ley 15/1999 de Protección de datos de carácter personal ni su RD 1720/2007 que la desarrolla. Así, el artículo 2,2º del RD 1720/2007 dispone que

“no será aplicable a los tratamientos de datos referidos a personas jurídicas, ni a los ficheros que se limiten a incorporar los datos de las personas físicas que presten sus servicios en aquéllas, consistentes únicamente en su nombre y apellidos, las funciones o puestos desempeñados, así como la dirección postal o electrónica, teléfono y número de fax profesionales”

El usuario de una red interna corporativa únicamente comparte datos de índole profesional, por lo que el impacto ante una fuga de datos por vulneración del sistema de seguridad no tiene por qué afectar al empleado en su esfera personal.

VENTAJAS EN EL USO DE UNA RED INTERNA CORPORATIVA

En los últimos años, se ha producido un aumento notable en el uso de redes internas corporativas por las ilimitadas ventajas que ofrece al servicio de la empresa, frente a otras herramientas de gestión y comunicación. Así se refleja en el estudio de Mckinsey “The rise of networked Enterprise: web 2.0 finds its payday”. Entre todas ellas, destacan las que detallamos a continuación:

COMUNICACIÓN PLENA

La principal ventaja es la velocidad y calidad en la comunicación, que es propagada en la red de manera inmediata. Se trata de comunicación en el más amplio sentido de la palabra dado que además de la información propia del puesto de trabajo, se accede a información sobre nuevas incorporaciones en la plantilla y eventos sociales en los que participa la empresa. Sin olvidar la información sobre los propios compañeros a través de su perfil. Conocer quién es quién, sin barreras jerárquicas, sin duda potencia la comunicación horizontal, respetuosa y trasparente.

La información se transmite, se aporta y comparte de manera plena, enriqueciendo la parcela individual de cada empleado dentro de su puesto, y favoreciendo así la participación e integración dentro de la empresa. Se potencia el interés del empleado por estar informado y actualizado sobre temas importantes de la corporación.

RETENCIÓN Y PRESERVACIÓN DEL CONOCIMIENTO

Dentro de la red interna corporativa, el conocimiento se crea y se transforma, pero no se destruye. Cualquier idea, resultado de proyecto, informe o experiencia de éxito se conserva en la red para ser consultada y compartida de manera ilimitada. La red se convierte en un excelente gestor de datos, y en un importante almacén de información para su consulta ágil ante la necesidad de realizar supuestos parecidos o la resolución de incidentes similares a los ya consultados.

IMPORTANTE FÁBRICA DE IDEAS

Una red interna se convierte para el empleado en un espacio virtual en blanco que le invita a crear, a aportar ideas y proyectos sin importar el nivel jerárquico en el que se encuentre: un foro de interactividad inmediata que incita a la participación y a la proactividad. Sin duda con ello se fomenta el talento individual, pero también el colectivo gracias a la creación y colaboración entre grupos dentro de la red.

En definitiva, el uso de una red interna corporativa facilita el trabajo en equipo, estimula la participación y aumenta el rendimiento. El empleado se siente parte de algo, se involucra más, se siente generoso y orgulloso de aportar, más comprometido y más satisfecho. Ello, sin duda, redunda en un considerable aumento de la productividad

EL ÉXITO DEPENDE DE UNA BUENA ELECCIÓN

El uso de redes internas corporativas ya proporciona numerosas ventajas entre las empresas que han apostado por ellas. Sin embargo, debemos tener presente que, en cuanto a la elección de una red interna corporativa, no todo vale. Es importante elegir una red cuya plataforma sea fácil de usar, que resulte intuitiva y que genere una experiencia de uso agradable, simple y visual. Es fundamental que el empleado se sienta cómodo en el uso de esta red y que le aporte las herramientas necesarias para garantizar comunicación, simplicidad y fluidez de la información.

La red corporativa que se utiliza en MHP es Laycos. A través de ella se centraliza un 80% de la comunicación necesaria para organizar tanto equipos como proyectos. Con ello se ha logrado una mayor eficiencia, un mayor aprovechamiento individual del tiempo como recurso, y se ha reducido el uso del correo electrónico y del teléfono. Desde hace unos años, la atención al usuario se realiza también a través de Laycos, lo que ha supuesto un aumento considerable en la satisfacción del cliente, ya que se ha reducido considerablemente el tiempo de respuesta.